Integritetspolicy
Kungl. Patriotiska Sällskapet (Sällskapet) behandlar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten. Begreppet personuppgift avser uppgifter som kan användas för att identifiera en levande person. Nedan redogörs för hur vi behandlar personuppgifter, vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål och hur de skyddas.
Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Kungl. Patriotiska Sällskapet (org.nr: 802002-6186) med anknutna stiftelser är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för dess verksamhet.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Sällskapet behandlar personuppgifter för följande ändamål:
För att administrera och handlägga ansökningar om anslag och stipendier i enlighet med Sällskapets stadgar, utlysningar och administrativa beslut. Behandlingen kan omfatta åtgärder som sker vid ansökningsförfarandet och granskning av ansökan samt när beslut om tilldelade medel tillkännages, vid genomförande, uppföljning, utvärdering och kontroll.
För att hålla ett uppdaterat register över Sällskapets och dess förvaltningsutskottsledamöter.
För att ge service och besvara frågor om Sällskapets verksamhet.
För att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut. Detta inkluderar även arbetsrättsliga åtaganden för anställda vid Sällskapets kansli.
För intern administration och statistik, samt för att, utvärdera, utveckla och förbättra Sällskapets verksamhet.
För att ge information om Sällskapets verksamhet och aktiviteter till dem som visat intresse.
Hur använder Sällskapet personuppgifter?
När du har kontakt med Sällskapet kan du komma att förse oss med information om dig själv och vi kan komma att be dig om personuppgifter. Det vanligaste fallet gäller personuppgifter som lämnas eller inhämtas i samband med ansökan om anslag såsom folkbokföringsuppgifter för den sökande (ev. medsökande eller anhöriga), personnummer, e-postadress, telefonnummer, kön, uppgifter om anställningar, utbildning, projektbudget, förvärvsinkomst, ekonomiska tillgångar och kompletterande information som du väljer att uppge. Personuppgifter kan även komma att lämnas/inhämtas om du har kontakt med Sällskapet i något annat ärende.
Sällskapet abonnerar på ansökningssystemet Apply av Sapote. För information om hur Apply behandlar personuppgifter vid e-ansökan >
Sällskapet kan komma att publicera bilder, filmer och ljudupptagningar för att informera och kommunicera om dess verksamhet. Vid tillfällen då fotografering, filmning eller ljudupptagning sker inhämtas samtycke.
Rättslig grund för personuppgiftsbehandling
Sällskapet får bara behandla personuppgifter om det finns en laglig grund för behandlingen. Det finns olika lagliga grunder för behandling av personuppgifter och här beskrivs vilken som är tillämplig i olika fall.
När du lämnar personuppgifter för att Sällskapet ska kunna administrera och handlägga en ansökan om anslag är Sällskapets behandling av personuppgifterna laglig eftersom den är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att ansökan prövas, administreras, samt om den beviljas för dess genomförande, uppföljning och kontroll. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte pröva ansökan.
När Sällskapet behandlar personuppgifter för att informera, ge service och besvara frågor om Sällskapets verksamhet sker det utifrån berättigat intresse.
När Sällskapet behandlar personuppgifter för intern administration och för att utvärdera, utveckla och förbättra Sällskapets verksamhet sker detta utifrån berättigat intresse. Detta inkluderar även felsökning, skydd, testning och förbättring av tekniska system som Sällskapet använder i sin verksamhet.
När personuppgifter behandlas för att kunna fullgöra skyldigheter enligt tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut (t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) är den lagliga grunden rättsliga förpliktelser.
När du lämnar ett samtycke till viss behandling av dina personuppgifter är samtycket en laglig grund för den behandlingen. Samtycket kan när som helst återkallas.
När Sällskapet behandlar personuppgifter för anställda vid kansliet sker det vanligen utifrån rättsliga förpliktelser (anställning och andra arbetsrättsliga åtgärder) och vissa fall även enligt berättigat intresse eller samtycke (t.ex. publicering av foton).
Vilka delar vi personuppgifter med?
Sällskapet kan komma att dela personuppgifter med andra organisationer som vi samarbetar med i syfte att fullgöra våra åtaganden mot dig och din organisation. Ansökningar om anslag och stipendier delas regelmässigt med de granskare som Sällskapet anlitar. Personuppgifter kan även komma att lämnas ut till myndigheter enligt gällande lagstiftning.
Sällskapet anlitar olika tjänsteleverantörer i hanteringen av ansökningar och utbetalning av anslag, samt för drift av det tekniska systemet för att hantera ansökningar och anslag. I dessa fall är Sällskapet personuppgiftsansvarig och tjänsteleverantören personuppgiftsbiträde.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Ansökan inklusive intyg arkiveras digitalt för handläggningen. Vårt register gallras regelbundet. Vi sparar inte ansökningarna inklusive bilagor och intyg mer än sju år tillbaka från senaste ansökningstillfälle i Stiftelsen Fredrik Björns Donationsfond. Grundprincipen i Stiftelsen Kungl. Patriotiska Sällskapets Understödsfond är att personuppgifter som rör anslag sparas för alltid. Endast ett slumpmässigt antal ansökningar bevaras dock i sin helhet. Personuppgifter som samlats in i andra syften gallras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de samlats in för.
Vilka rättigheter har du?
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlats och sparats om dig av Sällskapet och att begära korrigering av felaktiga uppgifter. Du har även rätt att begära att Sällskapet raderar personuppgifter som rör dig. Vi kommer att tillmötesgå din begäran om radering om det inte finns några juridiska hinder för detta.
Kontakta Sällskapet för att utöva dina rättigheter. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende Sällskapets behandling av personuppgifter till Integritetskyddsmyndigheten, besök www.imy.se.
Säkerhet
Sällskapet vidtar nödvändiga och rimliga åtgärder för att skydda personuppgifter från otillbörlig åtkomst, utlämnande, förändring eller förstörelse. När Sällskapet anlitar en utomstående partner för att behandla personuppgifter för att stödja verksamheten får de bara behandla personuppgifter på ett sådant sätt som Sällskapet godkänt.
Ändringar av integritetspolicyn
Om denna policy ändras så meddelas det på vår hemsida.
Kontakta Kungl. Patriotiska Sällskapet
Har du frågor om Sällskapets personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.